Se hele udkastet her: Udkast til bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer
BILAG 1:
Krav vedrørende registrering af transaktioner og opbevaring af registreringer og bilag i digitale standard bogføringssystemer, som skal registreres i Erhvervsstyrelsen
1. Oplysninger ved registrering af virksomhedens transaktioner
Det digitale bogføringssystem skal indeholde felter til oplysning af følgende forhold ved registrering af hver enkelt transaktion
a) transaktionsdato,
b) beløb,
c) tidsmæssig placering i bogføringen (bogføringsdato),
d) bilagsnummer,
e) initialer eller lignende for vedkommende, der har registreret i systemet,
f) transaktionstekst og
g) transaktionsdagens kurs eller anden omregningsfaktor, hvis registrering foretages i andet end DKK
2. Sikring af kontrolspor ved virksomhedens registreringer
Det digitale bogføringssystem skal understøtte
a) at registreringer af transaktioner dateres,
b) at der for registreringer altid henvises til et bilag,
c) at såvel det oprindelige indhold som ændringer fremgår af materialet, hvis der sker ændringer i bilagsmaterialet,
d) at systemet gemmer ændringer til bogføringen, f.eks. ved at fejlposteringer skal rettes ved nye posteringer, og
e) at registreringer ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes.
3. Opbevaring af bilag, der dokumenterer virksomhedens transaktioner
Det digitale bogføringssystem skal understøtte opbevaring af bilag, der dokumenterer virksomhedens købs- og salgstransaktioner således at
a) bilag vedrørende købstransaktioner kan opbevares digitalt i systemet, og
b) bilag vedrørende salgstransaktioner enten genereres automatisk i systemet og opbevares
digitalt eller kan opbevares digitalt i systemet, f.eks. som et billede eller en indscannet fil.
4. Opbevaring af virksomhedens registreringer og bilag, der dokumenterer registreringer i 5 år
Det digitale bogføringssystem skal understøtte
a) at bogførte transaktioner (registreringer) bevares, så de ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes af virksomheden, når transaktionen er endelig bogført,
b) at alle registreringer opbevares i et struktureret og maskinlæsbart format i 5 år fra udgangen af det regnskabsår registreringen vedrører uanset eventuelt ophør af kundeforhold til virksomheden eller virksomhedens konkurs eller tvangsopløsning,
c) at alle bilag opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår bilaget vedrører uanset eventuelt ophør af kundeforhold til virksomheden eller virksomhedens konkurs eller tvangsopløsning, og
d) at krypterede registreringsdata kan dekrypteres til et struktureret og maskinlæsbart format og at krypterede bilag kan dekrypteres til et læsbart format.Opbevaringspligten efter litra b og c gælder også, hvis virksomheden i forbindelse med skifte til et nyt bogføringssystem fra en anden udbyder har overført alle registreringer og bilag til dette.
BILAG 2
Krav til understøttelse af automatisering af administrative processer i digitale bogføringssystemer der skal registreres i Erhvervsstyrelsen
1. Bogføringssystemet understøtter automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura via Nemhandel i OIOUBL-format på følgende måde
a) kunden kan sende elektroniske fakturaer i OIOUBL format,
b) kunden kan modtage elektroniske fakturaer i OIOUBL format,
c) kunden kan sende elektroniske kreditnotaer i OIOUBL format,
d) kunden kan modtage elektroniske kreditnotaer i OIOUBL format, og
e) kunden kan afsende et application response ved modtagelse af en elektronisk faktura
2. Bogføringssystemet understøtter automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura Peppol BIS-format på følgende måde
f) kunden kan sende elektroniske fakturaer i Peppol BIS format,
g) kunden kan modtage elektroniske fakturaer i Peppol BIS format,
h) kunden kan sende elektroniske kreditnotaer i Peppol BIS format,
i) kunden kan modtage elektroniske kreditnotaer i Peppol BIS format,
j) kunden kan afsende et message level response ved modtagelse af en elektronisk faktura, og
k) kunden kan afsende et invoice response ved modtagelse af en elektronisk faktura.
3. Bogføringssystemet understøtter mulighed for at afstemme virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto ved at
a) virksomheden kan importere en CSV-fil med bankposteringer til bogføringssystemet,
b) bogføringssystemet henter automatisk bankposteringer via integration til virksomhedens bank, eller
c) bogføringssystemet henter automatisk bankposteringer via PSD2 services. Bogføringssystemet understøtter, foruden litra a, b eller c, mulighed for at afstemme virksomhedens bogføring med virksomhedens bankkonto ved at
d) bogføringssystemet sikrer, at bankkonto er repræsenteret i kontoplanen, og at den kan afstemmes med de indlæste bankposteringer, og
e) der fremgår tydelig difference i bogføringssystemet, hvis indlæste poster fra banken ikke er afstemt.
4. Bogføringssystemet understøtter mulighed for brug af en offentlig standardkontoplan ved at
a) virksomheden benytter den offentlige standardkontoplan direkte i bogføringssystemet,
b) bogføringssystemets standardkontoplaner er mappet til den offentlige standardkontoplan, eller
c) bogføringssystemet stiller et værktøj til rådighed, som gør det muligt for kunden på en enkel måde at mappe egen kontoplan til den fællesoffentlige standardkontoplan. Bogføringssystemet understøtter, foruden litra a, b eller c, mulighed for brug af en offentlig standardkontoplan ved at:
d) bogføringssystemet stiller et værktøj til rådighed, som gør det muligt for kunden på en enkel måde at mappe til standardmomskoder.
5. Bogføringssystemet understøtter korrekt bogføring gennem bogføringsguide eller konteringsvejledning ved at
a) der er indarbejdet en bogføringsguide/assistent i bogføringssystemet, der hjælper virksomheden med at bogføre, eller
b) bogføringssystemet indeholder en konteringsvejledning og/eller linker/henviser til en konteringsvejledning/guide hos 3. part.
6. Bogføringssystemet understøtter deling af virksomhedens bogføringsdata ved at
a) bogføringssystemet gør det muligt at generere en standardfil, som er defineret af myndighederne, og
b) bogføringssystemet kan eksportere en standardfil, som er defineret af myndighederne, til en anden udbyder af bogføringssystemer, og
c) bogføringssystemet kan importere en standardfil, som er defineret af myndighederne, og systemet kan opbevare denne fil, så den er tilgængelig for kunden.
7. Bogføringssystemet understøtter indberetning af årsregnskab og moms ved at
a) bogføringssystemet kan uploade en CSV-fil med virksomhedernes bogføringsdata til Regnskab Basis, og
b) bogføringssystemet kan understøtte indberetning af moms via Skattestyrelsens momsAPI.
8. Bogføringssystemet skal udsende en meddelelse til systemets eksisterende kunder, efter at systemet er registreret hos Erhvervsstyrelsen og når nye kunder registreres i systemet, der gør opmærksom på muligheden for at blive oprettet i NemHandelsregisteret.
9. Bogføringssystemet skal ved systemopsætning, eller ved direkte besked til systemets eksisterende kunder, kunne vise information om og tilmeldingsfunktionalitet til NemHandelsregisteret. Kunder skal kunne markere, at de ønsker at blive tilmeldt NemHandelsregisteret og give accept til dette, og dermed blive oprettet i registret. Det godkendte bogføringssystem skal herefter håndtere tilmeldingen af systemets kunder i NemHandelsregisteret ud fra de til enhver tid gældende standardfunktioner og krav i NemHandel.
