Kom i gang med 365 Business Central

Først af alt skal vi have et møde, hvor vi kortlægger muligheder og eventuelle begrænsninger for jeres virksomhed og får styr på, hvilke opgaver I skal kunne udføre med jeres nye løsning. På mødet lytter vi naturligvis til jeres ønsker og ideer og vi bidrager selv med vores store erfaring fra andre projekter.

I step 2 giver vi jer et uforpligtigende tilbud. Det vil være et estimat baseret på vores erfaringer med tilsvarende projekter. Det vil indeholde en fast pris på de første steps som workshops og estimater på de øvrige processer.

Når workshops er gennemført vil vi kunne revidere tilbuddet/estimatet.

Til brug for workshop og jeres test opretter vi et 365 Business Central miljø til jer. I første omgang med månedlige licenser og et begrænset antal brugere, således at omkostningerne er overskuelige hvis det viser sig at det ikke er den rigtige vej at gå.

Det er vores mål hos Skanderby A/S, at det bliver så overskueligt som muligt for jer hvad den færdige løsning vil indeholde. Derfor vælger vi at indlede med at programmere en særlig prototype til jer, for det er vores holdning – og erfaring – at vi kan løse denne opgave næsten lige så hurtigt, som vi kan beskrive den for jer.

For at kunne udarbejde en tilstrækkeligt omfattende prototype afholder vi en workshopdag, hvor vi kan gå i dybden med de mere komplicerede elementer i jeres løsning.

På workshopdagen kigger vi sammen med udvalgte medarbejdere fra jeres virksomhed på alle de forretningskritiske processer, der måtte ligge i virksomheden. Det betyder, at vi får kortlagt jeres løsning og behov for eventuelle tillægsløsninger, men også at vores konsulenter får et godt kendskab til virksomhedens arbejdsprocesser. I samme omgang afklarer vi, om vores estimerede tilbud skal korrigeres.

I en typisk proces er der fra 1 til 3 workshopdage afhængig af mængden af funktionalitet.

På vores workshops har vi fokus på at afprøve jeres forretningsgange med brug af standardfunktionalitet, således at vi kommer til at lave færrest mulige tilpasninger.

Selve prototypen skal give overblik over, hvorvidt vi har opfyldt alle jeres ønsker, og hvorvidt de valgte løsningsmodeller egner sig til jeres virksomhed og nødvendige arbejdsprocesser. Prototypen er ikke den færdige løsning, men den er tilstrækkelig til, at I ville kunne teste og vurdere, om projektet skal gennemføres.

Efter denne 5. fase har I fået et godt indtryk af, hvem vi er, og hvordan den færdige løsning vil kunne komme til at se ud. Hvis I ikke føler tilfredshed med prototypen eller samarbejdet med os, kan I afbryde projektet umiddelbart efter denne fase.

Men hvis I er tilfredse og vælger at fortsætte samarbejdet, vil vi overdrage jer prototypen, så I kan teste videre, mens vi fortsætter arbejdet med at færdigøre den endelige løsning og forberede igangsætningen.

Hvis der skal overføres data fra det gamle system, løser vi denne del af projektet gennem fire faser:
1. Analyse og beskrivelse af datagrundlag
2. Opsætning af indlæsningsrutiner
3. Testindlæsning (som du skal gennemgå og godkende)
4. Endelig indlæsning (samtidig med installation og igangsætning)

Hvis du migrerer fra en anden løsning, vil det normalt kun være muligt at indlæse stamdata (finanskonti, debitorer, kreditorer, varer o.lign.) samt disses åbningssaldi eller -beholdninger.

Skanderby Standard Rapidstart-pakke

Til overførelse af stamdata har vi hos Skanderby A/S udviklet en Skanderby konfig pakke til stamdata, der gør det enklere og derved billigere at overføre stamdata.Det er ikke umuligt at overføre historiske data som f.eks. finans- eller salgsposter, men det kan være en tidskrævende og kostbar opgave, med mindre I kommer fra en Dynamics NAV løsning.

Dels fordi datastrukturerne i de to systemer passer dårligt sammen, og dels fordi data i det gamle system kan være vanskelige at analysere og oversætte til den nye løsning.

Mange af vores kunder har valgt kun at overføre stamdata og så lade det gamle system være tilgængeligt i en periode på ½ – 2 år for på den måde fortsat at have adgang til historiske data.

Prototypen er også grundlaget for planlægning af brugeruddannelsen, for det er selvfølgelig vigtigt, at instruktøren kender de arbejdsopgaver, I skal kunne løse med programmet. Instruktøren vil ofte være den samme person, som tester og installerer de færdige programmer, ligesom vedkommende også er tilstede, når løsningen sættes i drift.

Vi begynder så sent som muligt med brugeruddannelsen – ganske kort før løsningen sættes i drift. Brugeruddannelsen skal give jeres medarbejdere tryghed, før løsningen implementeres.

Det afklares undervejs i processen om der skal bruges Essentials eller Premium licenser, men en del af øvelser er også at afklare hvor mange brugere der kan nøjes med de billigere Team members.

Typisk tilføjer vi en enkelt Team member licens i en måned – og tester med brugerne om det giver tilstrækkelig funktionalitet.

Se mere om licenser her: Dynamics 365 Business Central

Normalt tilrettelægger vi igangsætningen og eventuel indlæsning af data fra det gamle system, således at I er ude af drift i kortest mulige tid. Ofte mindre end en halv dag. Afhængigt af løsningens omfang og kompleksitet vil der være en erfaren konsulent til stede hos jer i de første dage efter igangsætningen. Vedkommende vil hjælpe brugerne med at lære den nye løsning at kende og løse eventuelle driftsproblemer.

I de første 2-4 uger efter igangsætningen følger vi den daglige brug tæt og sikrer, at eventuelle fejl og uhensigtsmæssige processer bliver rettet løbende.

Som bruger kan det være svært at sikre sig, at der ikke er fejl i programmet, men vi vil gøre vores bedste for at levere en fejlfri løsning.

I 365 Business Central vil der hver måned blive opdateret med mindre ændringer og fejlrettelser – og 2 gange om året kommer der en større opdatering med ny funktionalitet.