Ny bogføringslov Compliance-guide til
Dynamics NAV 2018
Se hvordan du optimerer din Dynamics NAV 2018 med nye funktioner, så den bliver compliant i forhold til den nye bogføringslov
Guide: Sådan får du gjort din NAV2018 så moderne, at du samtidig bliver compliant med systemkravene i bogføringsloven
Komplet guide til netop din version af ERP
Compliance-guiden tager udgangspunkt i, hvor den enkelte standardversion af bogføringssystemet har mangler i forhold til funktionskrav i bogføringsloven for specialtilpassede systemer, også benævnt ”bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven” eller ”specialtilpassede systemer der ikke er forhåndsgodkendt”. Guiden viser dig løsninger på funktionskravene samt vejledninger til den daglige anvendelse. Løsninger og vejledninger til anvendelse er justeret til præcis din version af systemet, da der kan være forskel på, hvad du har behov for, og hvordan ERP bør anvendes, alt efter hvilken version du anvender.
Vi undersøger dit system
1. Når du har accepteret tilbuddet, vil en teknisk rådgiver kontakte dig for at udføre en indledende teknisk undersøgelse af dit bogføringssystem. Dette sikrer, at vi kan skræddersy den rette løsning til din specifikke version.
Integration og undervisning
2. Efter den tekniske undersøgelse vil du modtage en kalender, hvor du kan vælge mellem de tidspunkter for integration og undervisning, der passer bedst for dig.
Vi låner dig i 4 timer
3. Du bør forvente at afsætte cirka 4 timer inkl. undervisning. Herefter er dit bogføringssystem udvidet, og du er klar til at tage med de nye moderne funktioner i brug, der samtidig gør dit ERP compliant med kravene i bogføringsloven.
Selvom du har fx et bilagshåndteringssystem, der er compliant med et enkelt krav i bogføringsloven, betyder det ikke, at hele dit ERP er compliant. Mange udbydere udtaler sig nemlig sig kun om netop sin egen funktion. Du bør være opmærksom på, ikke at falde i den fælde.
Få det komplette overblik med Lovpakken
Med lovpakken her på siden, får du den komplette oversigt/pakke, så du er compliant med alle systemkravene. Se mere om de enkelt krav til netop dit system i Lovpakken. Vi anbefaler, at du får en gratis gennemgang af dit resultat i guiden, af en af vores eksperter i bogføringslovens systemkrav.
Da rigtig mange virksomheder står overfor at skulle have opgraderet sit system, kan der opstå ventetid. Vi anbefaler derfor, at du allerede nu får klarhed over, hvilke tiltag du bør foretage, hvilke der vil give værdi for dig at gå i gang med nu, og hvilke der kan vente.
Bliv compliant og spar på konsulentkronerne i fremtiden
Uanset om du ønsker at beholde dit nuværende ERP i mange år eller blot for en periode, så vil det ikke være spildt, at få det opgraderet med moduler fra lovpakken, da disse (fx bilagsarkiv med godkendelsesflow) nemt ville kunne flyttes til et nyt ERP uden beregning senere. Dermed har du “slået to fluer med et smæk”, blevet compliant med systemkravene og samtidig undgået at bruge alt for mange konsulenttimer i en periode, hvor udbud og efterspørgsel ikke er til din fordel.
Få undersøgt dine muligheder i god tid før deadline
Ved at undersøge mulighederne nu kan vi samtidig hjælpe dig med at afgøre, om betingelserne i dit ERP er tilstrækkelige til at udvide med de relevante moduler i Lovpakken, inden du kommer for tæt på deadline.
Prisinformation
kr. 10.000* for pakken og 2-6 timers assistance til merge af objekter m.v.
+ 995,- pr måned.
* ved 3 års binding. Alternativt 15.000 og 1 års binding.
Opstarten betales med det samme og licensen kan udskydes til 1/1-25. I forhold til afsendelse af e-fakturaer, faktureres man udelukkende for forbruget.
199 pr. ekstra regnskab - 1,87 pr. indgående eller udgående elektroniske dokument. Der kan evt. være ekstra omkostninger til f.eks. dokumentafkodning m.v. Det kan afklares på et gratis rådgivningsmøde. Se mere og book nedenfor:
½ times gratis rådgivning
Compliance-pakken til Dynamics NAV 2018 består af:
Dette modul sikrer, at bogføringssystemet opfylder alle lovgivningens krav vedrørende backupprocedurer.
Med den valgte version af NAV findes funktionalitet til backup i form af en Export-NAVData cmdlet, som følger med standardinstallationen af bogføringssystemet. Med dette modul udvides denne funktionalitet med en særlig backup af alle nødvendige bogførte transaktioner.
Dertil tilbyder modulet muligheden for automatisk at udvælge bilag og andet regnskabsmateriale, som ikke er direkte gemt i NAV-databasen. Dette sikrer, at backup’en er komplet og dækker alt relevant materiale.
Alle backup-data bliver overført i krypteret form til en ekstern placering indenfor EU, som opfylder anerkendte standarder inden for it-sikkerhed.
Backup-processen er under aktiv overvågning af vores teknikere, hvilket betyder at skulle der opstå tekniske problemer med den løbende backup af jeres system, vil en tekniker automatisk gribe ind for at identificere og løse problemerne. Dette sikrer, at I altid har en opdateret sikkerhedskopi, der lever op til alle lovgivningsmæssige krav.
Det er vigtigt at understrege, at dette modul fungerer som et supplement og ikke en erstatning for eventuelle eksisterende backupprocedurer, der allerede måtte være implementeret. Modulet har til formål at sikre, at der altid eksisterer en komplet og opdateret backup af relevant regnskabsmateriale, som er tilgængelig for myndighedernes kontrol, og som opfylder lovens krav.
Det er derfor stadig nødvendigt at opretholde separate procedurer for backup med fokus på gendannelse og inddrivelse af data i den daglige drift, da denne form for sikring ikke er inkluderet som en del af dette modul.
Dette modul sikrer, at bogføringssystemet opfylder alle lovgivningens krav vedrørende automatisk afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer gennem NemHandel i OIOUBL-format.
Med den valgte version af NAV kan “OIOUBL”-modulet gennem salgsopætningen anvendes til at generere elektroniske salgsfakturaer og salgskreditnotaer. Dette modul udvider denne funktionalitet for at sikre, at de resulterende OIOUBL-filer lever op til de aktuelle og fremtidige krav, der er stillet til OIOUBL-standarden.
For indgående købsfakturaer og købskreditnoaer funktionsudvider modulet også bogføringssystemet, så det automatisk kan indlæse modtagne elektroniske købsdokumenter i OIUBL-format med henblik på efterfølgende behandling og bogføring.
Både for udgående salgsdokumenter og indgående købsdokumenter sikrer modulet desuden, at bogføringssystemet er i stand til at kunne sende og modtage (transportere) gyldige elektroniske filer i OIOUBL-format, i overensstemmelse med de foreskrevne retningslinjer på NemHandel-netværket.
Dette modul sikrer, at bogføringssystemet opfylder alle lovgivningens krav vedrørende automatisk afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer og kreditnotaer i PEPPOL BIS-format.
For udgående salgsfakturaer og salgskreditnotaer søger modulet for, at bogføringssystemet bliver i stand til at kunne generere PEPPOL BIS-filer fra bogførte salgsdokumenter. Modulet sørger samtidig for at sikre at de genererede elektroniske dokumenter lever op til de aktuelle og fremtidige krav, der er stillet til dokument-standarden.
For indgående købsfakturaer og købskreditnoaer funktionsudvider modulet også bogføringssystemet, så det automatisk kan indlæse modtagne elektroniske købsdokumenter i PEPPOL BIS-format med henblik på efterfølgende behandling og bogføring.
Både for udgående salgsdokumenter og indgående købsdokumenter sikrer modulet desuden, at bogføringssystemet er i stand til at kunne sende og modtage (transportere) gyldige elektroniske filer i PEPPOL BIS-format, i overensstemmelse med de foreskrevne retningslinjer på NemHandel e-Delivery-netværket.
Både for udgående salgsdokumenter og indgående købsdokumenter sikrer modulet desuden, at bogføringssystemet er i stand til at kunne sende og modtage (transportere) gyldige elektroniske filer i PEPPOL BIS-format, i overensstemmelse med de foreskrevne retningslinjer på NemHandel e-Delivery-netværket.
Inkluderet i din compliance-pakke er også:
Med en compliance-erklæring får du en omfattende dokumentation af dit fulde bogføringssystem, inklusive de nødvendige lovpligtige funktionsudvidelser. Erklæringen er komplet og kan anvendes til myndighedernes kontrol og verifikation.
Derfor er godkendelsesflow inkluderet
For at lette arbejdet med håndtering af bl.a. e-fakturaer får du et godkendelsesflow med i compliance-pakken. Dermed får du også digitaliseret godkendelsesprocessen, så du undgår at printe evt. e-fakturaer ud, for at få dem skrevet under (indhente dokumentation på godkendelsen) og derefter igen indscanne dem til systemet igen.
Professionelt godkendelsesflow
Godkendelsesflowet bliver tilpasset individuelt til netop jeres arbejdsgange, så man kommer nemmest muligt i gang med sin digitalisering. Godkendelsesflowet bliver hver dag anvendt af mere end 20.000 brugere og er et af de mest anvendte systemer i C5, XAL og NAV-systemerne. Godkendelsesflowet er et tilkøb i nyere systemer, men ved at få det lagt det på dit nuværende system, opnår du flere fordele, hvis du på et tidspunkt vil skifte ERP.
Gratis systemskifte inkluderet
Skulle du på et tidspunkt overveje at skifte ERP-system, er der inkluderet i compliance-pakken, at vi flytter godkendelsesflowet med til dit nye ERP uden omkostninger herfra. Det gælder til alle systemer vi understøtter herunder bl.a. e-conomic og Business Central. Dermed kan du komme nemt i gang med din digitalisering, uden indsatsen er spildt, og du kan nemt få fordelene med videre.
Ovenstående rækkefølge i virksomheders digitaliseringsproces er ofte anvendt og anbefales af førende digitaliseringseksperter.
Du kan læse om godkendelsesflowet her.
§ 3.1 Transaktionsfelter
Bogføringsloven fastsætter krav om, at virksomhedens digitale bogføringssystem skal indeholde specifikke felter, der skal udfyldes for hver enkelt transaktion. Disse felter omfatter:
- Transaktionsdato (f.eks. betalingsdato, købsdato osv.).
- Beløb.
- Bilagsnummer.
- Transaktionstekst.
- Transaktionsdagens kurs eller anden omregningsfaktor, hvis registreringen foretages i anden valuta end DKK.
I standardversionen af det valgte bogføringssystem er alle disse nødvendige felter allerede tilgængelige. For at opfylde kravene skal det derfor blot sikres, at bogføringssystemets valutakurstabel opdateres regelmæssigt, og at de angivne transaktionsfelter bruges korrekt i den daglige bogføring.
§ 3.2 Transaktionsidentitet
Bogføringsloven stiller krav til, at bogføringssystemet skal tildele følgende oplysninger for hver bogført transaktion:
- Registeringsdato.
- Fortløbende transaktionsnummer eller -ID.
- Initialer eller lignende identifikation af den person eller det program, der har foretaget bogføringen af transaktionen.
I standardversionen af det valgte bogføringssystem er kravene til tildeling af disse felter allerede opfyldt.
For at sikre sporbarheden af de bogførte transaktioner er det afgørende, at enhver person samt eventuelle programmer, der foretager bogføring af transaktioner, anvender individuelle brugeradgange til bogføringssystemet.
I standardversionen af det valgte bogføringssystem er den nødvendige funktionalitet allerede tilgængelig for at etablere disse individuelle brugeradgange.
§ 3.3 Transaktionsændring
Med bogføringsloven er der fastlagt krav om, at bogføringssystemet skal registrere ændringer i bogføringen, f.eks. ved at rette fejl ved at lave nye poster, og sikre, at brugerne ikke kan ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner i systemet.
I standardversionen af det valgte bogføringssystem er det sikret, at brugerne ikke har mulighed for at ændre, tilbagedatere eller slette bogførte transaktioner.
Desuden understøtter systemet allerede det dobbelte bogholderis grundprincip, hvor hver transaktion skal bogføres både som debet og kredit, hvilket sikrer, at bogføringen altid er i balance.
Det er derfor ikke nødvendigt at foretage tilpasninger for at opfylde lovens krav.
§ 3.4 Transaktionsdokumentation
Bogføringsloven fastsætter krav om, at et bogføringssystem skal kunne opbevare dokumentation for en bogført transaktion vedrørende køb eller salg, som indeholder følgende oplysninger:
- Udstedelsesdato.
- Leverancens art.
- Beløb.
- Afsender og modtager, herunder navn, adresse samt CVR-nummer eller SE-nummer.
- Oplysninger om momsbeløbets størrelse.
- Betalingsoplysninger.
For at opfylde kravene om dokumentation af bogførte transaktioner vedrørerende køb eller salg, er det afgørende, at der findes en klar sti fra den bogførte transaktion til den tilhørende dokumentation.
Standardversionen af det valgte bogføringssystem understøtter allerede disse krav, forudsat at systemet anvendes på en hensigtsmæssig måde.
For at sikre dokumentation af salgstransaktioner, kan man drage nytte af det standardiserede debitor-modul i bogføringssystemet til at udstede salgsfakturaer og salgskreditnotaer. Det er i så fald afgørende, at hver enkelt debitor-kontokort er forsynet med præcise oplysninger om navn, adresse samt enten CVR- eller SE-nummer.
For at dokumentere bogførte købstransaktioner er der med standardversionen af det valgte bogføringssystem et “Indgående dokumenter” modul til rådighed, som kan benyttes til at indføre den nødvendige dokumentation direkte på transaktionen.
Det er vigtigt at bemærke, at Compliance-pakken indeholder et komplet godkendelsesflow, der sikrer, at et omfattende kontrolspor og tilknyttede bilag kan tilgås direkte fra alle afledte købstransaktioner. Samtidig forventes en betydelig tidsbesparelse pr. bilag i forhold til manuel dokumenthåndtering med bogføringssystemets standardmodul til indgående dokumenter.
Hvis der anvendes en alternativ metode til udstedelse af salgs- og købsdokumenter end den, som økonomisystemet tilbyder som standard, er det nødvendigt at sikre tilstrækkelig dokumentation for, hvordan man kan spore den tilhørende dokumentation i forhold til en bogført transaktion. Her kan man for eksempel anvende bilagsnumre som en unik nøgle til et digitalt opbevaret dokument.